Flytoget / Om Flytoget / Etiske retningslinjer

Etiske retningslinjer for Flytoget

Bakgrunn
Bedriftenes rolle som god samfunnsaktør fremheves stadig oftere. Dette er en rolle som krever mer enn gode økonomiske og operasjonelle resultater.
Medarbeidere i Flytoget har kontakt med kunder, leverandører, representanter for samfunn og næringsliv samt kolleger. For å sikre en enhetlig og profesjonell opptreden er det utarbeidet etiske retningslinjer som gjelder for alle medarbeidere og styremedlemmer.


Anvendelse
Alle medarbeidere skal følge de lover, regler og retningslinjer som til enhver tid gjelder uavhengig av avdeling, stilling og funksjon. Dette innebærer at alle har plikt til å kjenne til, sette seg inn i og følge de lover som kan berøre den enkeltes arbeidsoppgaver. De etiske retningslinjene gjelder også for styrets medlemmer, personer som er engasjert for å utføre oppgaver på vegne av Flytoget og personer som leies inn i prosjektsammenheng.


Kunder
Alle kunder skal behandles med respekt og omtanke for individuelle behov og ønsker. Flytoget skal ivareta kundens integritet innenfor rammen av gjeldende lovgivning. Vår måte å forholde oss til kundene på skal preges av kvalitet i alle ledd.

Sikkerhet
For Flytoget har sikkerheten alltid første prioritet. Når det gjelder trafikksikkerhet, skal alle togavganger skje med sikre tog, sikkert utstyr, kvalifisert personale og i samsvar med lover, forskrifter, samt interne regler og rutiner. Alle ansatte har plikt til å rapportere avvik fra regler, rutiner og normer. Dette for å bidra til kontinuerlig forbedring av sikkerheten og sikre at relevante tiltak blir iverksatt.
Punktlighet
Medarbeiderne skal medvirke aktivt til at vi oppnår de fastsatte mål for punktlighet og regularitet.

Service
Hvert løfte til kunden er en forpliktelse som vi skal leve opp til. Det omfatter alt fra service i ulike former, kvaliteten på tjenesten, til kjøp av billett og billettpriser. Flytoget har løpende dialog med kundene og foretar jevnlig målinger og oppfølging av kundetilfredsheten. Resultatene blir lagt til grunn for stadig forbedring av tilbudet. Klager og reklamasjoner skal tas raskt hånd om på en hensynsfull måte.

Medarbeidere
Kompetanse og engasjement er viktig både i møtet med kunden og for å skape et godt og utviklende arbeidsmiljø. Alle medarbeidere har ansvar for å yte sitt beste for kunden, bidra til et godt og utviklende arbeidsmiljø og opptre slik at fellesskapsfølelsen styrkes. Det legges vekt på å bygge et tillitsfullt miljø tuftet på ærlighet, lojalitet, hensyn og respekt. Arbeidsmåten skal preges av vilje til å skape økt effektivitet, fornye produktet og måten vi utfører arbeidet på, samt bidra til å skape entusiasme og positiv innstilling til endrings- og forbedringsarbeid.

Etikk er mer enn det som er nedfelt i lover og regler. Etikk handler også om holdninger og lojalitet. Det innebærer at den enkelte ansatte forholder seg lojalt til de beslutninger som er fattet. Lojalitet innebærer også å reise nødvendige motforestillinger før beslutninger er fattet, og å delta i den interne diskusjonen med kollegial respekt og åpenhet.

Enhver medarbeider i Flytoget skal informere og søke råd hos nærmeste overordnede i saker som kan ha innvirkning på den tillit og anseelse selskapet har i ulike sammenhenger. Det forventes at medarbeider rapporterer til ledelsen mistenkelige, uetiske eller ulovlige handlinger av kolleger eller leverandører. Det samme gjelder også hva angår mobbing og truende eller potensielt voldelig atferd fra kolleger.

I en situasjon hvor spørsmål etter disse regler og retningslinjer skal tas opp med nærmeste overordnet, og den overordnede er en del av problemstillingen, kan den ansatte henvende seg til HR – eller adm. direktør.

Lederansvar
For ledere i Flytoget gjelder noen lederprinsipper som er retningsgivende for hvordan vi utøver vårt lederskap:
Resultatorientert. Alle ledere skal ta fullt ansvar for lønnsomheten
Tydelig. Ledere skal gjøre mål, planer og prioriteringer kjent på en forståelig måte
Tilgjengelig, synlig og tilstede. Åpen for tilbakemeldinger og felles utvikling
Samspillende. Involvering er avgjørende for å skape motivasjon
Lederne har et særlig ansvar for å følge opp at medarbeiderne er kjent med og etterlever Flytogets etiske retningslinjer gjennom å gå foran med et godt eksempel.

Mangfold
Flytogets personalsammensetning skal gjenspeile det mangfold som er i samfunnet rundt oss. Likeverd for alle mennesker skal ligge til grunn ved rekruttering, kompetanseutvikling, karriereutvikling og samarbeid. Arbeidssøkere i og utenfor selskapet skal behandles etter saklige og formelle forutsetninger.

Ingen i Flytoget skal utsettes for diskriminering på grunn av alder, kjønn, etnisk bakgrunn, religion, seksuell legning, funksjonshemming, politisk syn eller sivilstand . Vi godtar heller ikke fysisk, psykisk, verbal eller seksuell trakassering. Prinsippet om lik lønn for likt arbeid gjelder for ansatte der hvor erfaringer, kvalifikasjoner og stillingsinnhold er sammenlignbare.
Organiseringsrett
Flytoget respekterer medarbeidernes rett til å slutte seg til foreninger og organisasjoner samt organisere seg i fagforbund og inngå kollektivavtaler innenfor gjeldende regelverk.

Arbeidsmiljø
All virksomhet i Flytoget skal utføres med høy prioritering av helse og sikkerhet for de ansatte. Sikkerheten gjelder både det interne og det eksterne arbeidsmiljøet. Ingen medarbeider skal måtte behøve å bli skadet verken kroppslig eller mentalt på arbeidsplassen. Det er av største viktighet at Flytogets regler angående narkotika og alkohol etterleves.

Habilitet og interessekonflikter
Flytogets medarbeidere skal unngå å komme i situasjoner som kan medføre konflikt mellom selskapets interesser og personlige interesser. Dersom personlige interesser kan påvirke avgjørelsen i en sak en har faglig ansvar for eller for øvrig deltar i behandlingen av, skal en ta opp dette med overordnet.

Eksempler på slike mulige interessekonflikter kan være:

• Forretningsmessige forhold til tidligere arbeidsgiver eller arbeidskolleger
• Lønnet bierverv som kan påvirke arbeidet i Flytoget
• Engasjement i en interesseorganisasjon eller politisk virksomhet som berører forhold som den enkelte arbeider med i Flytoget
• Personlige økonomiske interesser som kan føre til at medarbeider kommer i en konkurransesituasjon eller lojalitetskonflikt i forhold til Flytogets virksomhet
• Familiære- og andre nære sosiale forbindelser

Medarbeidere i Flytoget plikter å underrette arbeidsgiver om bistillinger eller biverv en har. Dersom medarbeider ønsker å påta seg en bistilling eller biverv skal arbeidsgiver ved nærmeste leder forelegges dette ønsket i forkant for godkjennelse.

Ved vurdering av ansettelse av familie, venner og bekjente må spesielle forholdsregler tas.
På et generelt grunnlag er det positivt at ansatte anbefaler egen arbeidsplass til andre personer, og ansatte har derfor anledning til å anbefale kandidater til stillinger i Flytoget.
Ved ansettelse av personer som man har en nær relasjon til har leder ansvaret for at det gjøres en vurdering av eventuelle negative konsekvenser på kort og lang sikt i forbindelse med rekrutteringsprosessen. Ledere har som prinsipp ikke anledning til å ha ansatte som er nære familiemedlemmer i egen avdeling til faste stillinger eller lengre engasjement.

Personlig integritet og uavhengighet
En del medarbeidere har gjennom sitt arbeid nær kontakt med tilsynsmyndighetene. Dette er viktig for vår evne til å utføre arbeidsoppgavene våre. Det samme gjelder i forhold til leverandører av tjenester og produkter. Utover de alminnelige habilitetsregler som er lovfestet er det viktig at den enkelte påser at denne kontakten ikke blir så tett at den kan bidra til å svekke tilliten til Flytoget som operatør og som kjøper av varer og tjenester.

Seksuelle tjenester
Prostitusjon er et samfunnstema som reiser etiske og prinsipielle spørsmål og derfor inkluderes dette i bedriftens etiske retningslinjer.
Den norske regjering vedtok høsten 2002 at statsansatte ikke har lov til å kjøpe sex på tjenestereiser.

Flytoget har nulltolleranse for kjøp av seksuelle tjenester i forbindelse med jobbrelaterte aktiviteter. Flytoget tar også avstand fra sexhandel og aktiviteter som kan oppfattes å være sex-relatert, og tar på denne måten ansvar for å forebygge at mennesker krenkes som ofre for menneskehandel til seksuelle formål.

Om taushetsplikt og informasjon

• Enhver medarbeider i Flytoget plikter å forhindre at uvedkommende får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med arbeidet får vite noe om:
• Informasjon om nåværende og fremtidige virksomhetsplaner og strategier, forsknings- og utviklingsinformasjon, produkt- og markedsføringsplaner
• Personlige data, finansielle data, produkt- og tjenestespesifikasjoner, prototyper, programvare, modeller, forretningsmodeller, kundelister
• Tekniske innretninger eller fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, eller forhold som angår Flytogets kunder og leverandører

Taushetsplikten gjelder både enhver overføring eller overlevering av opplysninger. Likeledes kan taushetsplikten brytes gjennom uforsvarlig omgang med, og oppbevaring av dokumenter, herunder dataopplysninger. Taushetsplikten gjelder både i arbeidstiden og i fritiden, og også etter at man har sluttet i Flytoget.

Fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med behandling av saker i Flytoget, må respekteres og ikke brukes til personlig vinning.

Det forventes at Flytogets medarbeidere bidrar til å gi en korrekt og fullstendig informasjon om selskapets virksomhet. All informasjon som gis i forbindelse med virksomheten skal være korrekt, pålitelig og ikke med hensikt gis tvetydig formulering.

Fortrolig informasjon fra en tredjepart skal ikke aksepteres uten at dette er godkjent av vedkommendes overordnede. Man bør utvise spesiell oppmerksomhet ved kontakt med konkurrenter og tidligere medarbeidere. Du må aldri bevisst be om, godta, bruke eller avdekke fortrolig informasjon fra disse, med mindre du har rådført deg med din overordnede.
For medarbeidere som omfattes av sikkerhetsklarering gjelder særskilte regler for håndtering av fortrolig og gradert informasjon.

Personlige fordeler, gaver m.v.
Medarbeidere i Flytoget skal unngå personlige fordeler og gaver av en art som kan påvirke, eller være egnet til å påvirke handlinger eller beslutninger som skal fattes.
Det gjelder likevel ikke gaver av ubetydelig verdi, så som reklamemateriell, blomster og lignende. Gaver omfatter ikke bare materielle gjenstander, men også andre fordeler, f.eks i form av personlige rabatter ved kjøp av varer og tjenester.
Moderate former for gjestfrihet og representasjon hører med i samarbeidsforhold og informasjonsutveksling. Graden av slik oppmerksomhet må imidlertid ikke utvikles slik at den påvirker beslutningsprosessen, eller kan gi grunn til å tro det.

Reiseutgifter i tjenestesammenheng skal dekkes av Flytoget. Unntak fra dette prinsippet kan bare skje slik:
Reiser betalt av potensielle leverandører i forbindelse med innkjøp, rapporteres til adm. direktør. Øvrige tjenester som betales av andre, avklares med avdelingsleder.

Innkjøpsrutiner
Flytogets innkjøpsinstruks skal følges.

Rabattordninger
Medarbeidere i Flytoget kan gjøre bruk av rabatter gitt av firma som på bakgrunn av kundeforhold til Flytoget gir slike rabatter. Det forutsettes at slike rabatter gis til alle ansatte. Det skal finnes en tilgjengelig oversikt over bedrifter som gir slike rabatter til alle ansatte.
En slik rabattordning kan kun inngås av avdelingsleder eller administrerende direktør og i samarbeid med HR funksjonen.
Medarbeidere i Flytoget skal ikke benytte Flytoget eller Flytogets navn for å oppnå spesielle fordeler eller leveringsbetingelser i forbindelse med personlige innkjøp hos Flytogets kunder eller leverandører.

Bruk av utstyr og materiell
Bruk av Flytogets utstyr og materiell kan bare skje i samsvar med fastsatte retningslinjer.
Mobiltelefoner som kun er ment til bruk i arbeid tillates ikke benyttet til private formål. Medarbeidere med mobiltelefon som kan benyttes utenom jobb skal ha dette spesifisert i ansettelseskontrakten sin.

Annet materiell som tilhører Flytoget skal lagres i Flytogets lokaler, og fremgå av Flytogets inventarliste.


Bedriftssikkerhet, tyveri og svinn

Bedriftssikkerhet
Sikkerhetsarbeidet skal beskytte eiendom og bruken av systemer og redusere risikoen for ulovlig inntrengning, sabotasje, skade, forbrytelse, avbrudd, datainnbrudd eller annet som kan medføre noen form for tap. Sikkerhetsaspektene gjelder så vel materiell og utstyr som informasjon og kompetanse.

Alle medarbeidere må holde høy standard på sikkerhetsarbeidet, noe som blant annet omfatter kontroll og håndtering av passord og PIN-koder i datamaskiner og mobile enheter. Det er ikke tillatt å bruke arbeidsredskaper som datamaskiner, mobiltelefoner eller selskapets kommunikasjonssystemer til å bearbeide, sende, ta imot, lagre, skrive eller på annen måte spre informasjon som er falsk, ulovlig, truende, trakasserende eller uforenlig med en profesjonell handlemåte for øvrig.

Tyveri og svinn
Kriminalitet i alle former, for eksempel tyveri, underslag eller bedrageri, er uakseptabelt og vil føre til disiplinære arbeidsrettslige tiltak som kan etterfølges av oppsigelse eller avskjedigelse. Kriminelle handlinger blir politianmeldt. De kriminelle aspektene er mangesidige. Derfor arbeider vi aktivt med å informere, forebygge, avdekke og påtale kriminalitet i vår virksomhet. Flytogets retningslinjer i tyverisaker tar utgangspunkt i norsk lovgivning på området.


Samfunn og miljø

Gode samfunnsborgere
Flytoget skal forbindes med respekt for menneskerettigheter, akseptable arbeidsvilkår, sosiale hensyn og et bærekraftig miljøarbeid.
Arbeid for bærekraftig utvikling
For å bidra til bærekraftig utvikling skal medarbeiderne i sitt daglige arbeid ta hensyn til selskapets økonomiske utvikling samt dets miljømessige og sosiale innvirkning på samfunnet. God ressurshusholdning og lav miljøbelastning skal prioriteres.

Miljøhensyn
Flytogets største miljøpåvirkning er forbruket av energi. Flytoget skal minimere sin miljøbelastning og optimere sin ressurshusholdning ved blant annet å sørge for lavest mulig forbruk av energi og vann.
Flytoget skal stille miljøkrav til sine leverandører og følge prinsippene i ISO 14001.

Konkurranse
Selskapet skal følge konkurranseloven. Alle anskaffelser skal kjennetegnes av god forretningskikk med forutsigbare, åpne og etterprøvbare prosesser.


Eierinnflytelse og innsyn

Eierstyring og selskapsledelse
Velfungerende prinsipper for eierstyring og selskapsledelse er nødvendig for at eier skal være trygg på at Flytogets virksomhet er preget av pålitelighet og gjennomsiktighet i tillegg til effektiv intern og ekstern kontroll.

Flytoget følger den norske anbefalingen vedrørende ”eierstyring og selskapsledelse”, og skal på denne måten sikre god informasjon til eier, reell eierinnflytelse og effektivt ledelses- og styrearbeid. Ansvaret for ledelse, styring og kontroll av Flytoget fordeles mellom eier, styret og administrerende direktør i henhold til norsk lov om aksjeselskaper samt selskapets vedtekter og instrukser for styret og adm. direktør.