Etiske retningslinjer

Formålet med disse etiske regler er å sikre en god etisk praksis og definere felles standarder for alle ledere, medarbeidere og styremedlemmer i Flytoget.

Alle medarbeidere skal følge de lover, regler og retningslinjer som til enhver tid gjelder uavhengig av avdeling, stilling og funksjon. Det er den enkelte medarbeiders personlige ansvar å overholde de krav, lover og regler som gjelder.

Flytogets forretningside, overordnede strategier, verdier og prioriteringsregler er førende for virksomhetens etiske retningslinjer. De etiske retningslinjene er igjen førende for virksomhetens arbeidsreglement. 

Sikkerhet

For Flytoget har sikkerhet alltid første prioritet [1]. Alle togavganger skal skje med sikre tog, sikkert utstyr, kvalifisert personale og i samsvar med lover, forskrifter, samt interne krav. Alle medarbeidere har plikt til å rapportere avvik. Dette for å bidra til kontinuerlig forbedring av sikkerheten. Selskapet har en meget streng rusmiddelpolitikk [2].

Punktlighet

Medarbeiderne skal medvirke aktivt til at vi oppnår de fastsatte mål for punktlighet og regularitet. Dette skal ikke gå utover Flytogets sikkerhet.

Service

Flytogets forhold til kundene skal preges av kvalitet i alle ledd. Flytoget skal ivareta kundens integritet innenfor rammen av gjeldende lovgivning. Alle kunder skal behandles med respekt og omtanke for individuelle behov og ønsker. Flytoget skal ha løpende dialog med kundene og foreta jevnlige målinger. Oppfølging av kundetilfredsheten legges til grunn for videreutvikling av tilbudet. Klager og reklamasjoner skal behandles på en effektiv og profesjonell måte.

Verdier

Flytogets verdier er entusiastisk, innovativ og effektiv, og verdiene skal prege måten alle i Flytoget jobber på. Alle medarbeidere skal delta aktivt i å opprettholde høy etisk standard, yte sitt beste for kunden, og bidra til et godt og positivt arbeidsmiljø [3]. Arbeidsmåten skal også preges av respekt for kolleger og samarbeidspartnere. Alle medarbeidere skal unngå atferd som kan virke krenkende både internt og eksternt.

Alle medarbeidere skal bidra til å skape økt effektivitet, utvikling av produktet og en positiv arbeidsutførelse, samt bidra til å skape entusiasme og positiv innstilling til endrings- og forbedringsarbeid [4].

Etikk og lojalitet

Etikk er mer enn det som er nedfelt i lover og regler og handler også om holdninger og lojalitet. En medarbeiders lojalitetsplikt innebærer at vedkommende ikke uberettiget skal avgi uttalelser som skader virksomhetens interesser eller aktiviteter.  Medarbeidere skal ikke uberettiget omtale arbeidsgiver eller virksomheten på en negativ måte.

Det innebærer også at den enkelte medarbeider forholder seg lojalt til de beslutninger som er fattet, og samtidig reiser nødvendige motforestillinger før beslutninger er fattet, samt bidrar i en intern konstruktiv diskusjon.

Mangfold og rekruttering

Flytogets personalsammensetning skal gjenspeile det mangfold som er i samfunnet rundt oss. Ingen i Flytoget skal utsettes for diskriminering på grunn av alder, kjønn, etnisk bakgrunn, religion, seksuell legning, funksjonshemming, politisk syn eller sivilstand. Likeverd for alle mennesker skal ligge til grunn ved rekruttering, kompetanseutvikling, karriereutvikling og samarbeid [5]. Prinsippet om lik lønn for likt arbeid gjelder for medarbeidere hvor erfaringer, kvalifikasjoner og stillingsinnhold er sammenlignbare.

Organiseringsrett

Flytoget respekterer medarbeidernes rett til å slutte seg til foreninger og organisasjoner, samt organisere seg i fagforbund og inngå kollektivavtaler innenfor gjeldende regelverk [6].

Habilitet og interessekonflikter

For å bevare uavhengighet i dømmekraft og handling, må medarbeiderne unngå interessekonflikter ut fra økonomisk eller personlig egeninteresse. Ingen må delta i behandlingen av eller avgjørelsen av en sak når det foreligger omstendigheter som er egnet til å svekke tilliten til vedkommes uavhengighet. Tvilstilfeller skal tas opp med nærmeste leder.

Taushetsplikt

Rett til å uttale seg offentlig på vegne av selskapet har bare de som administrerende direktør til enhver tid gir slik myndighet.

Alle medarbeidere har taushetsplikt i forhold til fortrolig og følsom informasjon [7]. Taushetsplikten gjelder enhver overføring eller overlevering av opplysninger. For medarbeidere som omfattes av sikkerhetsklarering gjelder særskilte regler for håndtering av fortrolig og gradert informasjon.

Informasjon og digitale medier

Digitale medier inkluderer blant annet, sosiale medier, blogger og nettsider.  Sosiale medier vurderes som offentlige rom.

Medarbeidere som blogger, deltar i sosiale medier etc. er selv ansvarlig for hva de ytrer i det offentlige rom. Det kan være vanskelig for andre å skille om handlinger utføres av en privatperson eller om handlinger utføres på vegne av Flytoget. Derfor må hver enkelt tenke på om hvem man kan oppfattes å handle på vegne av.

Ved bruk av bilder gjelder tilsvarende retningslinjer. Bilder som kan virke fornærmende, krenkende eller som setter ander i et dårlig lys skal ikke publiseres.

Man må alltid tenke gjennom konsekvensene før man publiserer noe.  Dersom man er tvil skal nærmeste leder kontaktes.

Eierinnflytelse og innsyn

Flytoget følger den norske anbefalingen vedrørende ”eierstyring og selskapsledelse”, og skal på denne måten sikre god informasjon til eier, reell eierinnflytelse og effektivt ledelses- og styrearbeid.

Samfunn og miljø

Flytoget skal minimere sin miljøbelastning og optimere sin ressurshusholdning.[8]

For Flytoget er samfunnsansvar

Anskaffelser og forretningsforbindelser

Alle økonomiske forpliktelser som inngås på vegne av selskapet må gjøres iht påkrevde fullmakter og innkjøpsrutiner. [9]

All kontakt med leverandører eller forretningsforbindelser skal kjennetegnes av ærlighet, rettskaffenhet, åpenhet og en forretningsmessig korrekt og god opptreden. Alle anskaffelser skal være gjenstand for konkurranse og kjennetegnes av forutsigbare, åpne og etterprøvbare prosesser.

Forretningsforbindelser skal ikke gis mer informasjon om selskapet enn det de trenger for å gi fullgode tilbud, eller det som er nødvendig for å utøve den forretningsmessige kontakt med selskapet. Leverandører og forretningsforbindelser skal ikke under noen omstendighet motta informasjon om andre leverandører og forretningsforbindelser via Flytoget.

Gaver og oppmerksomhet

Flytogets medarbeidere har ikke anledning til å motta gaver (i form av produkter, tjenester eller reiser etc.) utover småting av reklamemessig og begrenset verdi fra forretningsforbindelser. Ingen skal gjøre privat bruk av selskapets innkjøpsavtaler eller rabattordninger, unntatt i tilfeller der avtalen er inngått med det formål å gi rabatt til medarbeidere i Flytoget. Det skal heller ikke foretas privat bestilling fra leverandører medarbeidere har kontakt med, når dette kan skape tvil om sammenblanding av roller og interesser.

Under gitte forutsetninger kan gaver i arbeidsforhold være skattefrie for mottaker når verdien ikke overstiger kr. 1000 i løpet av inntektsåret. [10]

Forretningsomgang og reiser

Moderate former for gjestfrihet og sosialt samvær hører med til høflig forretningsomgang. Graden av slik oppmerksomhet må imidlertid ikke utvikles slik at den påvirker beslutningsprosessen, eller kan gi andre grunn til å tro det. Hyppighet og grad av oppmerksomhet må stå i rimelig forhold til det forretningsmessige/tjenestelige behov.

Medarbeidere i Flytoget skal bare delta på turer og arrangement arrangert av leverandører og forretningsforbindelser, når arrangementet/turen har en faglig begrunnelse eller gir forretningsmessige muligheter. Ved slik deltakelse skal reise og opphold for medarbeidere alltid betales av Flytoget, og dokumenteres iht gjeldende skattebestemmelser.

Seksuelle tjenester

Medarbeidere som er på tjenestereise, eller annet oppdrag for selskapet, er bundet av et totalforbud mot kjøp av alle former for tjenester som er krenkende for andre mennesker. Dette gjelder også i fritiden under slike oppdrag.

Varsling

Å varsle er å si ifra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen som medarbeider blir kjent med gjennom arbeidsforholdet og som er eller kan være i strid med lover og regler, virksomhetens retningslinjer eller alminnelig oppfatning av hva som er forsvarlig eller etisk akseptabelt.

Flytoget ønsker å ha et arbeidsmiljø der det er en lav terskel for å si ifra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Å varsle skal ikke medføre at varsler blir skadelidende på noen måte.

Medarbeidere som trenger råd eller diskusjon i møte med en situasjon eller et etisk dilemma, skal konsultere nærmeste leder, representant fra ledelsen eller en annen relevant funksjon i selskapet man har tillit til. HR- direktør og innkjøpssjef er hovedkontaktpersoner i selskapet.

Oppfølging av etiske retningslinjer

Lederne har et særlig ansvar for å følge opp at medarbeiderne er kjent med og etterlever Flytogets etiske retningslinjer, gjennom å gå foran med et godt eksempel og referere til disse i interne avdelingsmøter og personalsamtaler.

[1] Ref Flytoges Sikkerhetskultur

[2] Personalhåndbok > HMS og arbeidsmiljø > Flytogets rusmiddelpolitikk

[3] Ref Flytogets Kultur og verdier

[4] Ref Flytogets Medarbeiderpolicy/HR mål

[5] Ref. Flytogets rekrutteringspolicy

[6] Personalhåndbok > Samarbeid i Flytoget > Fagforeninger

[7] Ref Flytogets regler for Informasjonssikkerhet

[8] Ref Flytogets arbeid med Miljø

[9] Ref. Flytogets fullmaktshåndbok

[10] Ref Flytogets Personalhåndbok