Eierstyring og selskapsledelse

Flytogets prinsipper for god eierstyring og selskapsledelse skal legge grunnlaget for langsiktig verdiskapning for eier, medarbeidere og andre interessenter som kunder, samarbeidspartnere og samfunnet for øvrig.

Eierstyring og selskapsledelse i Flytoget

Flytoget følger «Norsk anbefaling for eierstyring og selskapsledelse» for å sikre en høy standard på dialog og samspill mellom eier, styret og ledelsen av virksomheten. Hvordan ansvar og myndighet utøves mellom disse partene, er beskrevet i Flytogets policy for virksomhetsstyring med instruks for styret og administrerende direktør. I likhet med virksomhetsstyringspolicyen, er temaet eierstyring og selskapsledelse gjenstand for vurdering, diskusjon og godkjenning i styret annet hvert år.

Flytogets tre kjerneverdier er entusiasme, innovasjon og effektivitet. Disse verdiene skal kjennetegne Flytogets kultur, og sammen med visjon og forretningsidé, ligge til grunn for overordnede mål og strategier og prioriteringer.

Åpenhet, ansvarlighet og likebehandling skal prege bedriftskulturen, og underbygge tilliten til Flytoget både internt og eksternt. Flytogets medarbeidere har gjennom sitt arbeid kontakt med kunder, leverandører og kollegaer. For å sikre en enhetlig, redelig og profesjonell opptreden, er det utarbeidet etiske retningslinjer som gjelder for alle medarbeidere. De etiske retningslinjer er godkjent av styret og er tilgjengelig på interne intranettsider og på flytoget.no.

Flytoget påvirker samfunnsutviklingen og ønsker å bidra til verdiskapning og god utnyttelse av felleskapets sosiale og miljømessige ressurser i det området selskapet opererer i. Flytogets arbeid med bærekraft og samfunnsansvar er integrert i Flytogets styringssystemer og strategier.

Virksomhet

Flytogets samfunnsoppdrag er både å bidra til lønnsomhet for eier, Nærings- og fiskeridepartementet, og å sikre økt andel kollektivtransport til Oslo Lufthavn, og dermed bidra til å løse trafikkutfordringen og redusere påvirkning på miljø og klima. Flytoget ble opprettet med mål om å sikre 50 prosent kollektivtransport til Oslo Lufthavn, dette målet er for lengst oppnådd og er nå økt til et mål om 75 prosent kollektivandel innen 2020.

Flytogets formålsparagraf ble endret 25. november 2015 til: «Selskapets formål er å drive togtrafikk samt investeringer, finansplasseringer og tjenesteyting i tilknytning til dette». Flytoget driver virksomheten i tråd med formålsparagrafen. Selskapet utarbeider årlig mål og strategier for de ulike deler av virksomheten.

Samferdselsdepartementet har inngått en trafikkavtale med Flytoget om å frakte passasjerer til flyplassen på strekningen Drammen – Oslo Lufthavn, denne avtalen har gyldighet ut januar 2028.

Selskapskapital og utbytte

Styret i Flytoget har gjennom selskapets styreinstruks et eget ansvar for å sørge for at Flytogets egenkapital til enhver tid er på et forsvarlig nivå, og varsle generalforsamlingen om så ikke er tilfelle. Flytoget har gjennom flere år opparbeidet en sterk balanse uten gjeld, som gjør selskapet i stand til å møte fremtidige investeringer og produktforbedringer.

Styret har løpende dialog med eier om utbyttepolitikk i selskapet basert på inntjening og investeringsbehov.

Som statsaksjeselskap følges særreglene som blant annet innebærer at generalforsamlingen ikke er bundet av styrets forslag til utbytte. Videre fører Riksrevisjonen kontroll med forvaltningen av statens eierinteresse i selskapet.

Likebehandling av aksjeeiere og transaksjoner med nærstående

Flytoget er et 100 prosent statlig selskap underlagt Nærings- og fiskeridepartementet. Retningslinjer for transaksjoner med nærstående parter er nedfelt i styreinstruksen og i de etiske retningslinjene.

Fri omsettelighet

Da Flytoget kun har en eier, så er det ikke nedfelt i vedtekteneat aksjene er fritt omsettelige.

Generalforsamling

Generalforsamlingen i Flytoget gjennomføres i henhold til Aksjeselskapslovens kapittel 20. Det er næringsministeren som er selskapets generalforsamling.

Valgkomité

Flytoget har ingen valgkomité da styret velges av henholdsvis eier og medarbeidere.

Bedriftsforsamling og styre, sammensetning og uavhengighet

Flytoget har inngått avtale med fagforeningene (Norsk Lokomotivmannsforbund og Norsk Jernbaneforbund) om ikke å ha bedriftsforsamling. Til gjengjeld har de ansatte tre representanter i styret, som velges for to år av gangen. I tillegg består styret av fem eksterne medlemmer som velges av generalforsamlingen. De aksjonærvalgte medlemmene velges for en periode på to år, og de er alle uavhengige av selskapets daglige ledelse. Det er utpekt en nestleder i styret.

Styret skal til enhver tid være kjennetegnet av nødvendig kompetanse, kapasitet og mangfold for å utføre sine oppgaver. Informasjon om styrets medlemmer finnes på flytoget.no. Flytoget bidrar til at styrets kompetanse videreutvikles kontinuerlig med fokus på aktuelle tema.

Styrets ansvar og arbeid

Norsk selskapslovgivning og NUES anbefalinger fastlegger at styrets oppgaver omfatter den overordnede forvaltning og kontroll av selskapet.

Styret har ansvar for at Flytogets policy for virksomhetsstyring med instruks for styret og administrerende direktør blir utarbeidet og godkjent. Virksomhetsstyringssystemet «Flytogboka» med policyer, prosedyrer og håndbøker ivaretar oppfølging av alle gjeldende interne og eksterne krav. Administrerende direktør er eier av

«Flytogboka» og har det overordnede ansvar for å følge opp etterlevelse, oppdatering og utvikling. Styret skal påse at policy for virksomhetsstyring med instruks for styret og administrerende direktør, gjennomgås med hensyn på å identifisere behov for oppdateringer eller endringer, minimum annet hvert år.

Styret vedtar mot slutten av hvert år en plan for styremøter kommende år hvor hovedtema for hvert styremøte er spesifisert. Årsplanen omhandler styrets hovedoppgaver med vekt på mål, strategi, organisering og kontroll av selskapet.

Virksomhetsstyring

Flytogets policy for virksomhetsstyring har som formål å bidra til utøvelse av god eierstyring og selskapsledelse gjennom å sikre:

I tillegg skal «Flytogboka» gi en helhetlig beskrivelse av vedtatt virksomhetsstyring. Policy for virksomhetsstyring, etiske retningslinjer, prosedyre fullmakter og prosedyre virksomhetsstyring gir premisser for øvrige policyer og prosedyrer.

Risikostyring

Flytogets risikostyring skal bidra til å optimalisere selskapets verdiskaping og vekst. Det er et mål at risikovurderinger skal fange opp et helhetlig bilde av risiki knyttet både til endringer i eksterne rammer, samt til intern drift og utvikling av virksomheten.

Flytoget gjennomfører årlig en samlet risikovurdering av virksomheten. Denne tar for seg Flytogets totale risikobilde sett fra et forretningsperspektiv. Hensikten er å kartlegge risiki av strategisk, finansiell, operasjonell og omdømmemessig karakter. Flytoget følger systematisk opp de overordnede risiki som risikovurderingen avdekker, og følger opp med tiltak for å redusere sannsynlighet for og konsekvensen av de enkelte risikofaktorene som kan ha negativ betydning for Flytogets drift og omdømme.

Internkontroll

Internkontrollen i selskapet foregår gjennom bistand ved oppstart av prosesser og underveis i form av revisjoner. Det foreligger langsiktige revisjonsprogrammer for revisjon av virksomhetsstyringen i selskapet. Disse gjennomføres enten som rene interne prosesser eller også med bistand av ekstern ekspertise.

Det er ulike krav til revisjonsfrekvens for alle aktuelle virksomhetsområder og styret presenteres og godkjenner et årlig revisjonsprogram. Sikkerhetsstyringssystemet, samt informasjonssikkerhet skal eksempelvis revideres hvert tredje år.

Ledelsen gjennomgår alle sider ved virksomhetsstyringssystemet i den årlige «Ledelsens gjennomgåelse» og styret gjennomgår årlig selskapets risikostyring og internkontroll.

Godtgjørelse til styret

Godtgjørelse til styret fastsettes av eier i forbindelse med generalforsamlingen. Styrets godtgjørelse er ikke resultatavhengig og det er ikke utstedt opsjoner til styremedlemmer. Årlig godtgjørelse til styret fremgår av noter til regnskapet.

Godtgjørelse til ledende ansatte

Lederlønnserklæring og godtgjørelse til styret og administrerende direktør er beskrevet i noter til regnskap. Styret fastsetter administrerende direktørs betingelser årlig. Selskapets policy for kompensasjon til ledende medarbeidere er iht. retningslinjer fra Nærings- og fiskeridepartementet. Selskapet har et kompensasjonsutvalg bestående av to eiervalgte styremedlemmer og ett ansattvalgt styremedlem. HR direktør er sekretær i kompensasjonsutvalget. Kompensasjonsutvalgets mandat er å sikre at styret etterlever eiers forventninger i forhold til lederlønninger og vurdere administrasjonens forslag til bonusprogram for ledere og medarbeidere for påfølgende år. Kompensasjonsutvalgets anbefaling legges frem for styret til beslutning.

Informasjon og kommunikasjon

Administrasjonen har kvartalsvis møter med eier hvor finansielle og ikke finansielle resultater blir presentert, sammen med annen relevant informasjon. Kvartalsresultatene vil fra 2016 bli publisert på flytoget.no.

Flytoget jobber også for å møte informasjonsbehovet til andre interessenter som kunder, samarbeidspartnere, premissgivere og samfunnet for øvrig, gjennom en målrettet interessentdialog og en integrert årsrapportering.

Selskapsovertagelse

Da Flytoget er et selskap eid 100 prosent av Nærings- og fiskeridepartementet, har ikke selskapet utarbeidet hovedprinsipper for hvordan selskapet vil opptre ved eventuelle overtagelsestilbud.

Revisor

Revisor er til stede på styremøtet i forbindelse med avleggelse av årsregnskapet hvor også brev fra revisor blir gjennomgått. Styret har i samme møte en egen samtale med revisor uten at administrasjonen er til stede. Revisor møter på generalforsamlingen. Samlet godtgjørelse til revisor er beskrevet i note 2 til regnskapet. Godtgjørelsen er fordelt på revisjon og andre tjenester. Selskapet er bevisst på bruken av revisor til andre tjenester enn revisjon